セクション4 「共通マニュアルのポイント」 コース000031 

■セクション4「その他補足」


4-1「規定(規程)との関係」

規定(規程)と共通マニュアルの関係は、次の通り。
共通マニュアルは、組織全体の規定(規程)を制定(または改訂)していく中、規定(規程)にて取り決めたことを実現するために必要な作業手順等の方法を、全社員・全職員、または特定の事業部や部署、または特定の職群・職種等に対して伝える必要がある場合に、作成する。
つまり、順番としては先に組織全体の規定(規程)があり、後に共通マニュアルがある。
ただし、これは理想の流れであり、現実には、共通マニュアルを先に発行し、後に規定(規程)を整備することがあっても構わない。また、職務分掌マニュアルを整備していく中、複数の職務が同じ作業をすることが確認され、それを個々の職務分掌マニュアルにそれぞれ記載するのではなく、別冊へと抽出してマニュアル化したほうがよいと判断し、共通マニュアルを作成する結果となっても構わない。
が、いずれにしても、規定(規程)と共通マニュアルが、全く無関係に、別々に存在するような状態は避けなければならない。もしそのような状態にある場合は、組織全体の規定(規程)を主体とし、共通マニュアルがどのような位置づけにあるかを整理しよう。そして、整理した結果を。規定書(規程書)側に明記しておこう。

4-2「基本構成と書式・仕様」

共通マニュアルの基本構成と仕様は、コース000030「職務分掌マニュアルのあり方・作り方・使い方」にて説明する職務分掌マニュアルの形式に準じること。また、職務分掌マニュアルの主な構成要素である作業手順書の書式は、コース000032「作業手順書の作成・事例編」で示す書式の通り。
ただし、市販の図書を共通マニュアルとみなして配布する場合は除く。


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